Geschäftsführender Vorstand

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Leitung Hochschulmanagement

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Verwaltung

Vom Suchen und Finden einer geeigneten Projektmanagementsoftware – Ein Erfahrungsbericht

Am Anfang unserer Reise in die Welt der Projektmanagementsoftware stand fest, dass unsere bisherige Software, in welcher wir bisher Projekte und Zeiten erfasst haben, ersetzt werden muss, weil bei dieser keine Weiterentwicklung mehr angeboten wurde. Doch bevor wir Google nach der ultimativen Projektmanagementsoftware gefragt haben, musste zunächst definiert werden, was wir von einer neuen Software erwarten. Dass sie mehr leisten sollte als die aktuelle Software, war natürlich klar, aber was genau sollte sie alles Können, um unser Projektmanagement sinnvoll und möglichst unaufwändig zu unterstützen.

Ganz unvoreingenommen haben wir uns eine „Wünsch-Dir-Was-Liste“ erstellt und sind somit in die Bedarfs- und Anforderungsanalyse gestartet. Um hierfür verschiedene User Stories einzubeziehen, haben Mitarbeitende aus unseren verschiedenen Geschäftsbereichen ihre Anforderungen zusammengetragen. Entstanden ist ein bunter Strauß an Anforderungen, die im nächsten Schritt kategorisiert und priorisiert werden mussten.

So leicht es uns gefallen ist, unsere Anforderungen aufzulisten, umso schwieriger war es zu entscheiden, auf welche wir am ehesten verzichten können. Mit Hilfe der MoSCoW-Priorisierung haben wir es geschafft unsere Anforderungen einzuteilen. Die entstandene Anforderungsliste diente uns als Grundlage für ein Lastenheft, welches wir potenziellen Anbietern zur Verfügung gestellt haben.

Wobei wir nun zu einer weiteren Herausforderung kamen. Wie sollten wir potenzielle Anbieter finden, die unseren Anforderungen gerecht werden. Die Google-Suche allein reichte hier logischerweise nicht aus. Auf den ersten Blick schien fast jede Software zu uns zu passen, auf den zweiten und dritten merkten wir dann doch, dass die Betrachtung der Software tiefer gehen muss.

Womit wir schon in der nächsten Phase landeten, das Auswahlverfahren. Wir konnten natürlich nicht alle Google-Ergebnisse durchsehen, um uns für eine Software zu entscheiden. Geholfen hat uns an dieser Stelle zum einen eine Übersicht und Bewertung von Projektmanagementsoftware, die wir im Internet gefunden haben (https://www.projektmagazin.de/software) zum anderen die Einholung von Empfehlungen. Anhand einer daraus resultierenden Liste, konnten wir mit der Sondierung beginnen. Wir haben uns die Anbieter im Detail angeschaut und dann entschieden, ob sie unser Lastenheft erhalten oder nicht. Kriterien dafür waren u. a. Serverstandorte, Funktions- und Supportangebot, Preis sowie Referenzen. Am Ende haben 20 Anbieter das Lastenheft erhalten, wobei am Ende fünf die Möglichkeit bekamen, uns ihr System vorzustellen und drei von ihnen in die finale Entscheidungsrunde kamen.

Um die Software nicht nur anhand der Produktpräsentation kennenzulernen, haben wir die drei Anwendungssysteme auch getestet. Neben den Funktionen wurden auch die Usability und das Design in die Bewertung mit einbezogen. Am Ende der Testphase musste es zur Entscheidung kommen, bei der neben den Ergebnissen der Testphase auch die Kosten eine Rolle spielten.

Nach dem die Entscheidung für einen Anbieter getroffen war, ging es in die Vorbereitung für die Softwareeinführung. In dieser Phase ist es wichtig die eigenen Prozesse zu durchleuchten, um zu schauen, wie sie nun konkret im System abgebildet werden können.

An dieser Stelle befinden wir uns gerade und es ist spannend zu sehen, wie die Erfahrung und Meinungen zu den bestehenden Prozessen auseinandergehen. Die Kunst wird es jetzt sein, die zukünftigen Prozesse optimal neu aufzustellen und dabei die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die neue Software zu gewinnen. Denn es wir neue Aufgaben und Zuständigkeiten geben und von manch gewohnter Arbeitsweise werden wir uns trennen müssen.

Es bleibt also spannend, aber wir sind auf einem guten Weg zukünftig eine Projektmanagementsoftware nutzen zu können, die uns bei der Projektplanung, -durchführung und -verwaltung sinnvoll unterstützt.


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