My office is my castle
Nachdem wir bereits in vier Blogbeiträgen über die Planungen zu zukünftigen Laborflächen, Lehr- und Lernräumen sowie möglichen Synergien von Bibliothek, Studierendenzentrum und weiteren angrenzenden Einrichtungen an der HAW Hamburg berichtet haben, widmen wir uns nun im letzten Teil der Reihe dem Thema Büroflächen und berichten von einem nicht ganz geglückten Workshop, der dennoch sowohl erstaunliche als auch wichtige Erkenntnisse zu Tage gebracht hat.
Die Errichtung eines neuen Campus für die Fakultät Life Sciences am Standort Oberbillwerder war Anlass für die HAW Hamburg, sich frühzeitig über die künftige Struktur und Gestaltung der Büroflächen vor Ort Gedanken zu machen. In diesem Zusammenhang führte HIS-HE im März 2021 im Auftrag der Hochschule zwei digitale Veranstaltungen durch, mit dem Ziel, a) die Teilnehmenden in ein modernes Verständnis von Büroarbeit mitsamt der zugehörigen Flächenkonzepte einzuführen und b) Optionen für eine individuell angepasste Ausgestaltung der zu planenden Bürowelten zu ermitteln. Dazu setzten wir uns auf Basis aktueller Studien zunächst mit der Frage auseinander, WIE in Zukunft gearbeitet werden wird, um dann anschließend auf das WO einzugehen. Ausgehend von der Annahme, dass Büroarbeit zukünftig im Wesentlichen durch ein gleichberechtigtes Nebeneinander von Teamarbeit und konzentrierter Einzelarbeit geprägt ist, stellten wir den Teilnehmenden die vier Konzepte Desksharing, Kombi-Büro, Open Space Büro und Non-territoriales Büro näher vor. Im Anschluss an diesen thematischen Input folgte, nach einer Phase der „gedanklichen Reifung“, zwei Wochen später der Workshop, dessen eigentliches Ziel die Erarbeitung und Diskussion von individuellen modernen Bürokonzepten unter Berücksichtigung der zukünftigen Anforderungen der verschiedenen Arbeitnehmer:innengruppen der Hochschule war. Die Ergebnisse sollten als Grundlage für eine weitere detaillierte Planungen dienen. Der Workshop gliederte sich dafür in drei Phasen: In einer Kritikphase sollten die Teilnehmenden zunächst ihre Erwartungen, aber auch Befürchtungen formulieren, um „open-minded“ in die nächsten Bearbeitungsphasen eintreten zu können. In der anschließenden phantastischen Reise sollte es mental in das Jahr 2031 gehen. Hier sollte in Gruppenarbeit ermittelt werden, wie die individuellen Arbeitsweisen und Arbeitswelten der Teilnehmenden in Zukunft aussehen könnten. Die abschließende Realisierungsphase sollte dann herausstellen, was und insbesondere welche Flächen für eine Umsetzung benötigt werden und wie die Weichen für eine solche gestellt werden könnten. Der/die geneigte Lesende merkt es bereits an der Formulierung im Konjunktiv: so hätte es funktionieren sollen. Leider stellte sich im Laufe der zweiten Arbeitsphase, also der phantastischen Reise heraus, dass es vielen Teilnehmenden äußerst schwerfiel, sich gedanklich von ihrer aktuell praktizierten Arbeitsweise zu lösen. Dies führte dazu, dass bewährte und bekannte Techniken und Konstellationen im Wesentlichen reproduziert wurden und am Ende nur wenige innovative Ideen zur Überführung in die dritte Arbeitsphase zur Verfügung standen. Das digitale Format und die Arbeit der Teilnehmenden-Gruppen in verschiedenen Breakout-Rooms erschwerten hier die Beobachtung und Begleitung des Prozesses. Dies brachte uns als Projektteam für kurze Zeit ins Schwitzen, wovon wir uns aber schnell erholten und kurzerhand in der Mittagspause die Aufgaben für die dritte Arbeitsphase am Nachmittag „umstrickten“. Letztendlich ließen sich zwar so nicht die ursprünglich geplanten Ergebnisse erzielen, aber dennoch brachte der Workshop am Ende einige neue Erkenntnisse, die da wären: 1) Team- und Projektarbeit scheint, zumindest aus der heutigen Perspektive, bei den Teilnehmenden des Workshops keine große Rolle zu spielen. Vielmehr wurde betont, dass es wichtig sei, auch mal die Tür schließen zu können, um in Ruhe arbeiten zu können. Plätze für die Einzelarbeit und das konzentrierte Arbeiten standen hier somit im Fokus. 2) Einzel- oder Gruppenberatungsgespräche (z.B. bzgl. Studienprojekten, Studieninhalten, Studienorganisation) für Studierende und Studieninteressierte finden dafür umso häufiger statt. Dies sowohl in Präsenz als auch telefonisch und im digitalen Format in weitgehend allen Berufsgruppen, so dass auch hierfür Einzel- und Doppelbüros eingefordert wurden. 3) Gewünscht wurden von den Teilnehmenden im Wesentlichen zusätzliche Flächen für Besprechungen, aber auch für den informellen Austausch. Besonders Letztere wurden als wichtig angesehen. 4) Das Homeoffice als Arbeitsort kam fast nicht zur Sprache oder wurde von den Teilnehmenden explizit abgelehnt.
Uns erstaunten diese Ergebnisse zunächst, führten dann aber zur Frage der Vergleichbarkeit des Hochschul-Büroalltags mit dem von Wirtschaftsunternehmen. Die Arbeit an einer Hochschule ist in vielen Fällen gekennzeichnet durch engen Kontakt zu Studierenden und Studieninteressierten sowie durch ein Nebeneinander von Büroarbeit und anderen Arbeitsweisen innerhalb des Hochschulalltags, die eine Präsenz weitestgehend erfordern. Dies sind z.B. das Veranstalten von Vorlesungen und Seminaren, das (persönliche) Begleiten der Studierenden im Rahmen ihrer praktischen Ausbildungsbereiche sowie die Arbeit in (Forschungs-)Laboren. Es ist zu vermuten, dass alle diese Arbeitsweisen zeitlich eng miteinander verflochten sind, so dass sich Büroarbeit innerhalb der Hochschule durch einen höheren Präsenzanteil als in außerhochschulischen Unternehmen auszeichnet. Auch die Erfahrungen der letzten Pandemiemonate und die aktuelle Situation des (unfreiwilligen) Homeoffice könnten zu einer Überbetonung der örtlichen Präsenz geführt haben. Lehre, Lernen und Arbeiten befinden sich derzeit in einer Umbruchphase, die vielfach geprägt ist von Unsicherheiten. Dies könnte das Festhalten an Altbewährtem verstärkt haben. Letztendlich könnten auch Vorurteile oder eine gewisse „Angst vor Neuem“ dazu geführt haben, sich nicht auf neue Ideen und Modelle einzulassen. Um dieses Dilemma aufzulösen empfahlen wir der Hochschule schließlich, an Stelle eines fertigen Konzepts, eine Bereitstellung von temporären modernen Bürokonzeptflächen, die von verschiedenen Teams über einen Zeitraum von mehreren Monaten ausprobiert werden können. Dies könnten z.B. Projektbüros, Open Space-Flächen oder Desksharing-Flächen sein. Auf diese Weise könnten Neugier geweckt, Vorurteile abgebaut, innovative Arbeitsweisen ausprobiert und praktische Erfahrungen gesammelt werden. Eine Wiederholung des Workshops unter Einbezug der so neu gewonnen Erfahrungen seitens der Teilnehmenden wäre im Anschluss an eine solche ausgiebige Testphase sicher sinnvoll und könnte im Vergleich interessante Ergebnisse erzielen. Letztlich machten der Verlauf des Workshops und insbesondere die erzielten Ergebnisse deutlich, dass das Thema Büro ein besonders heikles zu sein scheint. Begreift man es aber als erweiterte Lebenswelt der Beschäftigten, erscheint auch dies wenig verwunderlich.
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